Individualentwicklung, On-Prem-Lösung oder SaaS? Mit unserem TCO-Calculator können Sie Anbieter, Angebote und Optionen ideal vergleichen und behalten alle potenziellen Kosten im Blick.
Wann rechnet sich Ihr Softwareprojekt eigentlich? Um eine gewissenhafte ROI-Berechnung durchführen zu können, benötigen Sie zunächst vollen Überblick über die Kosten – eine Gesamtkostenanalyse ist hier Gold wert.
Gerade der Blick auf die lange Frist hilft Ihnen Kostentreiber frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, diese zu minimieren. Mit unserem TCO-Calculator können Sie einen 5-Jahresplan aufstellen.
Ganzheitlicher Blick auf alle relevanten Kostenfaktoren – direkte, indirekte, kurzfristige und langfristige Kosten
Bessere Vergleichbarkeit vorliegender Angebote und Optionen für die Umsetzung Ihres Softwareprojekts
Frühzeitige Potenzialerkennung für Kostenoptimierung auf die lange Frist
Risikominimierung durch frühzeitige Identifizierung potenzieller Risiken
Ideale Voraussetzungen für ein professionelles Controlling noch vor Projektstart
Die Projektinitialisierungskosten umfassen Ausgaben, die während der Planungs- und Umsetzungsphase eines Softwareprojekts anfallen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für die Anforderungsanalyse, die Evaluierung von Lösungen, die Auswahl eines Anbieters, die Vertragsverhandlungen sowie die Implementierung und Integration der Software in die bestehende Infrastruktur. Diese Kosten sind einmalig, aber sie bilden die Grundlage für das gesamte Projekt.
Implementierungskosten sind ein zentraler Aspekt bei jedem Softwareprojekt und können je nach gewählter Lösung erheblich variieren. Hier mögliche Kosten für drei Optionen SaaS, On-Premises-Lösung und Individualentwicklung.
SaaS (Software as a Service): Die Implementierungskosten konzentrieren sich in der Regel auf die Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Dies kann die Konfiguration von Einstellungen, Benutzerzugriffen und Integrationen mit anderen Systemen umfassen. Die Kosten umfassen in der Regel Lizenzgebühren, Abonnements und möglicherweise Beratungsleistungen für die Anpassung.
On-Premises-Lösung: Bei On-Premises-Software wird die Anwendung lokal auf den eigenen Servern des Unternehmens gehostet. Dies erfordert erhebliche Investitionen in Hardware, Infrastruktur, Netzwerktechnologie und Sicherheitsmaßnahmen. Die Implementierungskosten beinhalten die Anschaffung von Servern, Speicher, Netzwerkkomponenten und gegebenenfalls spezieller Softwarelizenzen. Hinzu kommen Personalkosten für die Installation, Konfiguration, Wartung und Sicherheit der Systeme vor Ort.
Individualentwicklung: Die Implementierungskosten bei Individualentwicklungen umfassen die gesamte Entwicklungszeit, von der Anforderungsanalyse über das Design und die Programmierung bis hin zur Qualitätssicherung und Inbetriebnahme. Dies erfordert ein Team von Entwicklern, Designern und Testern, die entweder intern oder extern beauftragt werden können. Neben den personellen Kosten können auch Ressourcen für technische Infrastruktur und möglicherweise Technologiepartner anfallen.
Die Software-Kosten umfassen den Preis für die Lizenzierung oder den Erwerb der Software. Dies kann entweder eine einmalige Zahlung oder ein wiederkehrender Abonnementpreis sein. Es ist wichtig, sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Lizenzgebühren zu berücksichtigen, um ein realistisches Bild der Gesamtkosten zu erhalten.
Die Personalkosten umfassen die Ausgaben für Mitarbeiter, die direkt am Softwareprojekt beteiligt sind. Dies beinhaltet das Gehalt der Entwickler:innen, Projektmanager, Tester:innen und anderer Teammitglieder. Zusätzlich sollten auch die Kosten für die Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Trainingskosten entstehen, wenn Mitarbeitende geschult werden müssen, um die neue Software effektiv nutzen zu können. Dies kann interne Schulungen, externe Schulungen oder die Beauftragung von Schulungsanbietern umfassen. Die Investition in Schulungen ist entscheidend, um die volle Leistungsfähigkeit der Software zu nutzen und mögliche Produktivitätsverluste zu minimieren.
Upgrade-Kosten entstehen, wenn neue Versionen oder Updates der Software erworben werden müssen. Softwarelösungen entwickeln sich kontinuierlich weiter, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden und um Sicherheitslücken zu schließen. Diese Kosten sollten regelmäßig eingeplant werden, um eine veraltete Software zu vermeiden.
Security-Kosten beziehen sich auf die Aufrechterhaltung der Sicherheit der Software und der damit verbundenen Daten. Dies umfasst den Schutz vor Cyberangriffen, die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, den Einsatz von Antivirensoftware, Firewalls und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsstandards. Die Investition in Sicherheit ist unerlässlich, um potenzielle Schäden und Datenverluste zu verhindern.
Abschreibungen sind die Kosten, die entstehen, wenn der Wert der Software über die Zeit hinweg abnimmt. Die Abschreibung kann über die Nutzungsdauer der Software verteilt werden und ermöglicht eine realistische Darstellung der Kosten im Zeitverlauf.
Abschaltungskosten des Legacy Systems: Bei der Einführung einer neuen Softwarelösung muss das vorhandene Altsystem abgeschaltet oder migriert werden. Dies beinhaltet Kosten für die Datenmigration, die Schulung der Mitarbeiter auf das neue System und gegebenenfalls die Abwicklung von Verträgen mit dem alten Anbieter. Diese Kosten sollten nicht übersehen werden, da sie einen wichtigen Teil der Gesamtkosten darstellen.
Laufende Kosten des Legacy Systems: Während des Übergangs zur neuen Software müssen möglicherweise weiterhin laufende Kosten für das Altsystem berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise Wartungsverträge, Supportkosten oder Lizenzgebühren für die Nutzung des Altsystems während der Übergangsphase.
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Die Berechnung der Total Cost of Ownership hilft bei der realistischen Einschätzung der finanziellen Auswirkungen eines Softwareprojekts über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg, einschließlich versteckter Software-Kosten.
Der TCO-Calculator ist lediglich ein Tool. Die Genauigkeit hängt von den eingegebenen Daten ab. Je präziser die Informationen zu den verschiedenen Kostenkomponenten sind, desto genauer wird die Schätzung sein.
Für fundierte Ergebnisse werden folgende Daten benötigt:
Im Calculator sind für ein erstes Gefühl per Default bereits realitätsnahe Werte eingetragen. Jedoch ist jedes Softwareprojekt anders und bedingt individueller Werte. Falls Sie eine Individualentwicklung planen, können wir Sie bei der Bestimmung der Software-Kosten natürlich unterstützen.
Es handelt sich bei unserem TCO-Calculator um eine Excel-Datei mit verlinkten Sheets. Das bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:
Ja, der TCO-Calculator ermöglicht es Ihnen einen Fünfjahresplan aufzustellen. Dafür werden die Entwicklungs- und/oder Implementierungskosten mit den laufenden Kosten addiert. Wichtig für die laufenden Kosten ist dabei die sogenannten Wachstumsrate (CAGR), da sie die zeitliche Veränderung der anfallenden Kosten abbildet.
Der TCO-Calculator ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem er die langfristigen finanziellen Auswirkungen von Softwareprojekten inkl. aller Software-Kosten vergleichbar macht.
Ja, der TCO-Calculator ist für Projekte jeder Größe geeignet, da er dabei hilft, eine realistische Vorstellung von den finanziellen Auswirkungen zu bekommen, unabhängig von der Projektgröße.