16.5.22
Digitalisierung
Development

Individual­software vs. Standard­software im B2B-Bereich: Wofür ist welcher Software­typ geeignet?

Hat sich ein Unternehmen dafür entschieden, Geschäfts­prozesse zu digitalisieren, stellt sich schnell die Frage, mit welchen Tools man dieses Vorhaben idealerweise abbildet. Eine Software­lösung, in welcher Form auch immer, ist dabei mittler­weile unumgänglich geworden. Doch braucht es wirklich die (vermeintlich) teure und langwierige Eigen­entwicklung? Viele Interessenten aber auch unserer Kunden fragen uns häufig: „Gibt es denn solch eine Software nicht schon von der Stange?“ Unsere Antwort lautet dann meisten: „Jein.“ Oder „Es kommt darauf an.“ Worauf es ankommt und für was eher Standard- und eher Individual­software geeignet ist? Diese Fragen zu beantworten, ist Ziel dieses Artikels.

Individual­software und Standard­software – Was ist was?

Bevor wir Individual­software vs. Standard­software antreten lassen und uns damit aus­einander­setzen, für welche Zwecke, welcher Software­typus eher geeignet ist, sollten wir die beiden Begrifflichkeiten kurz definieren. Analogien gibt es hierbei gewiss wie Sand am Meer. Wir bedienen uns in diesem Artikel dem „Häuslebauer“ Vergleich – oder anders ausgedrückt: Fertig­haus vs. Architekten­haus.

Standardsoftware (das Fertighaus)

Der Begriff Standard­software ist sehr allumfassend und schließt von einfachen Tabellen­kalkulations­programmen wie MS Excel bis zu mächtigen ERP-Tools von SAP oder Oracle alles mit ein. Wir betrachten im Zuge dieses Artikels vor allen Dingen den B2B-Bereich und damit die soge­nannte Branchen­software. Hierunter versteht man Software­lösungen, die explizit für spezifische Branchen (Maschinen­bau, Auto­motive, Bausektor, Handel, etc.) entwickelt wurden. Was all die Kategorien und Unter­kategorien eint, ist die Tatsache, dass es sich um standardisierte Massen­produkte handelt. Ähnlich dem Fertighaus decken die Lösungen also die Wünsche und Anforderungen einer breiten Masse ab. Ein gewisser Grad an Customizing ist zwar möglich (so wie verschiedene Schnitte und Anbauelemente  für ein Fertighaus ausgewählt werden können, können auch einzelne Software­bausteine zu- oder abbestellt werden), die Module an sich sind jedoch ebenfalls standardisiert. Damit Standard­software mit anderen Systemen kommunizieren und in die bestehende IT-Landschaft eingebettet werden kann, sind Schnitt­stellen zu eben diesen Systemen notwendig. Vergleichbar wären hier Adapter für die unterschiedlichen Anschlüsse bei einem Fertighaus – speziell, wenn es außerhalb der EU gefertigt wird. Diese Schnitt­stellen können bereits standard­mäßig im Leistungs­spektrum enthalten sein oder müssen für einen Aufpreis gekauft oder neu entwickelt werden.

Individual­software (das Architekten­haus)    

Individualsoftware hingegen wird – wie der Name schon sagt – individuell für einen bestimmten Zweck und ein bestimmtes Unter­nehmen konzipiert und entwickelt. Da die Software von Grund auf neu entworfen wird, dauert das in der Regel natürlich erheblich länger, als der Griff zur standardisierten Branchen­software. Genau wie beim Hausbau: Zunächst muss der Bauherr seine Wünsche und Anforderungen kundtun. Dann macht der Architekt Entwürfe und bespricht diese mit dem Auftraggeber, dem Bauunternehmer und dem Statiker. Nach einigem Hin und Her steht schließlich ein von allen Seiten abgenickter Bauplan, der dann Stein für Stein und Ziegel für Ziegel umgesetzt werden kann. All diese Schritte sind beim Fertighaus nicht nötig – genauso wenig wie bei der Standard­software. Und all diese Schritte bergen Risiken, etwas zu übersehen, zu vergessen oder schlicht­weg falsch zu planen. Risiken, die zwar immer bestehen, jedoch durch eine strukturierte Vor­gehens­weise minimiert werden können. Hält man sich an Best Practices, geht alles gut und nimmt man die Mehr­zeit in Kauf, wird man allerdings mit exakt dem Haus belohnt, das man sich schon immer erträumt hat. Ober eben mit dem Software­produkt, das genau die unternehmens­spezifischen Prozesse abbildet, die es abbilden soll. Und das genau für die Anwenderinnen und Anwender geschrieben wurde, die es später auch nutzen. Da die Software eigens entwickelt wird, kann sie von Grund auf so geplant werden, dass sie sich perfekt in die IT-Landschaft des Unter­nehmens integrieren lässt. Schnitt­stellen sind dann lediglich zu ergänzenden Systemen notwendig.

Individual­software vs. Standard­software: eine Gegen­überstellung

Nachdem nun geklärt ist, was unter den beiden Softwaretypen verstanden wird, stellen wir sie nun einander gegenüber: Individual­software vs. Standard­software. Dabei betrachten wir folgende Kriterien: Verfügbarkeit, Einführung, Schnittstellen, Anpassungen und Weiterentwicklungen, Schulungen, Updates und Releases, Kosten, Bilanzierung, Nutzungs- und Eigentums­rechte und Abhängigkeiten:

  Standardsoftware Individualsoftware
Verfügbarkeit Meist sofort, je nach Komplexität  sind aber auch langwierige Implementierungen notwendig. Abhängig vom Aufwand kann die Fertigstellung Monate und Jahre dauern.
Change-Management Bedarf / Einführung im Unternehmen Je nach Komplexitätsgrad aufwendig, da Geschäftsprozesse an die Software angepasst werden müssen. Unkompliziert, da die Software an die Geschäftsprozesse angepasst wird.
Nachträgliche Anpassungen / Änderungen Abhängig von der Software. Teilweise gegen Aufpreis möglich. Jederzeit den Anforderungen entsprechend möglich.
Schulung Kommt es zu Prozessänderungen sind zusätzlich zum Software-Training intensive Schulung aller Mitarbeiter auf Prozessebene nötig. Einmalige Vorstellung der neuen Software meist ausreichend, da diese intuitiv zu bedienen und an die Anforderungen angepasst ist, bzw. das Training sich auf die Software beschränkt und kein Prozesstraining notwendig ist.
Updates und Releases Abhängig von dem Softwarehersteller. Meistens gibt es feste Release-Zyklen und nur die Möglichkeit, ggf. über User-Voice seine Anforderungen in den Release einzubringen. Wann und in welchem Umfang  Updates eingespielt werden, bestimmt das auftraggebende Unternehmen. 
Kosten Monatliche Lizenzkosten, abhängig von Mitarbeiterzahl und Umfang der Lizenz (bspw. Admin-Lizenz) sowie mögliche Extrakosten für Implementierung, Anpassungen und kundenspezifische Releases. Einmalige Projektkosten sowie überschaubare Wartungs- oder Supportkosten. Cloud-Hosting wächst entsprechend dem Nutzerwachstum meist linear mit.
Ergebniswirksam / Beeinflusst den Jahresüberschuss Monatliche Lizenzkosten sind als Aufwendungen voll ergebniswirksam und mindern so den Jahresüberschuss. Individualsoftware an sich ist im Anlagevermögen aktivierungsfähig und somit nicht ergebniswirksam. 
Abhängigkeit zum Softwareentwickler Hohe Abhängigkeit, da der Softwarehersteller der Gatekeeper zur Standardsoftware ist. Geringere Abhängigkeit, sofern die innere Softwarequalität hoch ist, da Individualsoftware von anderen Dienstleistern oder intern weiterentwickelt werden kann.
IP-Rechte Eingeschränktes Nutzungsrecht. Uneingeschränktes Nutzungsrecht, da Individualsoftware komplett dem Auftraggeber gehört. Wettbewerbsvorteile bleiben somit sicher.

Verfügbarkeit      

Wie im vorigen Kapitel bereits ersichtlich wurde, ist Standard­software sehr viel schneller verfügbar als Individual­software. Bei eher geringer Komplexität sind die Systeme via Download meist sofort einsatzbereit (bspw. MS Excel). Bei komplexeren Lösungen, die zuvor konfiguriert und an unterschiedliche Systeme angebunden werden müssen, ist eine länger­dauernde Implementierung durch den Anbieter oder spezielle Dienst­leister nötig (bspw. ERP-Systeme). Inkludiert man Auswahl und Evaluierung, kann man bei komplexen Systemen von unter einem bis zu mehreren Monaten ausgehen, bis die Standardsoftware verfügbar ist.

Auch bei Individual­software kommt es auf die Komplexität an. Je nachdem wie viele Anforderungen abgedeckt werden sollen, muss hier jedoch mit Entwicklungs­zeiten von mehreren Monaten bis zu mehreren Jahren gerechnet werden. Es lohnt sich jedoch speziell in die konzeptionelle und organisatorische Vorarbeit viel Zeit zu investieren, da diese erheblich Aus­wirkung auf die gesamte Entwicklungs­zeit hat.

Schulungen und Einführung im Unternehmen

Auch hier ist es wieder eine Frage der Komplexität. Einfache Softwarelösungen können mit wenig Schulungs­aufwand implementiert werden. Ist die Lösung weit verbreitet, gibt es außerdem gute Doku­mentationen sowie Tutorials im Netz. Anders sieht es jedoch aus, will man mit Standard­software sehr komplexe und gleichzeitig unternehmens­eigene Prozesse abbilden. Da Standard­software nicht exklusiv für die Geschäfts­prozesse entwickelt wurde, die sie abbilden soll, müssen dann meistens die Prozesse an sich angepasst werden. Je nachdem wie eingreifend diese Anpassungen sind, geht die Implementierung nicht ohne Change-Management sowie ausgiebigen Schulungen einher. Solch Änderungen und Work­arounds wirken sich auch auf die Usability der Standard­software aus – sie wird weniger intuitiv nutzbar. Das bedeutet, dass auch die Bedienung der Software einen erhöhten initialen Schulungs­aufwand erfordert. Je nachdem kann  eine Einführung dann einen längeren Zeitrahmen in Anspruch nehmen, bis sich alle Prozesse wieder eingependelt haben und die gewünschten Effizienz­steigerungen spürbar werden.  

Individual­software hingegen wird exakt für die Prozesse konzipiert und entwickelt, die sie abbilden soll. Auf Prozess­eben ist demnach kein zusätzlicher Schulungs­aufwand nötig – es sei denn durch die Software wird ein komplett neuer Geschäfts­bereich erschlossen. Da die Rolle des Anwenders heutzutage immer wichtiger wird, gewinnt das UX-Design auch in Eigen­entwicklungen immer stärker an Gewicht. Der große Vorteil: die Usability wird, verglichen mit Standard­lösungen, auf eine sehr viel enger zugeschnittenen Ziel­gruppe optimiert. Das macht die Individual­software nicht nur intuitiver nutzbar, sondern schmälert auch den folgenden Schulungs­aufwand maßgeblich. Damit ist die Einführung sehr unkompliziert und erfordert wenig bis gar keinen Zusatz­aufwand. Die gewünschten Effizienz­steigerungen stellen sich unmittelbar ein.

Schnittstellen und Anbindungen

Wie in der Definition bereits beschrieben, benötigt standardisierte Branchen­software meistens spezielle Schnitt­stellen, um in die IT-Landschaft eines Unternehmens implementiert werden zu können. Je nachdem wie gängig die unternehmens­eigenen Systeme sind, sind diese Schnittstellen entweder im Leistungs­umfang der Standard­software inkludiert oder können zugebucht werden. Bei exotischeren oder in sich bereits sehr heterogenen Systemen müssen Schnitt­stellen erst eigens entwickelt werden.

Einer der großen Vorteile von Individual­software ist, dass die Architektur der Lösung an die jeweilige IT-Landschaft des Auftrag­gebers angepasst wird. Auch hier eignet sich der Blick auf die Hausbau-Analogie: Ein Fertighaus kann nur in gewissen Grenzen auf das Grund­stück angepasst werden, auf dem es gebaut wird. Das Architekten­haus hingegen wird perfekt auf die Größe und Erschließung des Grund­stücks zugeschnitten.    

Anpassungen, Weiter­entwicklungen, Updates und Releases

Hier kommt es bei Standard­software auf das Modell des Anbieters, eventuelle weitere Dienst­leister sowie natürlich auf die eigentlichen Wünsche des Unternehmens an. Manch Standard­software-Anbieter stellt beispiels­weise einen Pool zu Verfügung, über welchen die Software­nutzer ihre Wünsche nach neuen Features formulieren können. Gibt es in solch einem User-Voice-Pool genügend Stimmen für das ein oder andere Feature, wird es entwickelt und im nächsten Release, neben allgemeinen Updates und Bug-Fixes, zur Verfügung gestellt. Je mehr Customizing möglich ist oder falls es noch einen Customizing-Dienstleister zwischen Anbieter und Unternehmen gibt, desto individueller können Anpassungen sein. Allerdings muss man sich meistens auf lange Warte­zeiten einstellen. Sei es wegen fester Release-Zyklen oder da Änderungen in den sehr viel umfangreicheren, meist historisch gewachsenen Quell­codes von Standard­systemen einfach mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Individual­software ist hier sehr viel flexibler. Zum einen, da es eben nur den einen Kunden gibt, der neue Anforderungen formuliert sowie Updates und Releases dimensioniert und terminiert. Zum anderen, da der Quellcode an sich bereits sehr viel schlanker oder, besser gesagt, spezifischer auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist. Je sauberer, testbarer und modularer der Quellcode dabei aufgebaut ist, desto einfacher können neue Features oder Änderungen realisiert und mit dem nächsten Release eingespielt werden. Speziell hier greifen die Vorteile des Clean Code Development, die eben auf diese Qualitätsmerkmale einzahlen.  

Kosten

Auf den ersten Blick ist Standard­software meist die günstigere Alternative, vergleicht man sie mit Individual­software. Jedoch gilt auch hier: Es kommt darauf an. Neben möglichen Extrakosten für Implementierung, Anpassungen oder kunden­spezifische Releases – die wie schon aufgeführt, stark vom Komplexitäts­grad abhängig sind –, muss hierbei vor allem auf die Lizenz­kosten geachtet werden. Je mehr Mitarbeiter die Lösung nutzen, je mehr davon Adminrechte haben und je länger die Software in Betrieb sein wird, desto erheblicher fallen auch die Nutzungs­kosten aus.  

Individual­software ist verglichen mit Standard­software oft als die sehr viel kosten­intensivere Alternative verschrien. So pauschal und einfach ist es hierbei aber auch nicht. Natürlich spart man sich bei der Standard­software die einmalige und oft auch hohe Investition in die Entwicklung. Jedoch muss in diesem Zusammen­hang auch die Product Lifetime betrachtet werden: Je lang­fristiger die Software­lösung Einsatz findet, desto überschau­barer werden die Entwicklungs­kosten. Zusätzlich fallen die laufenden Kosten für Wartung, Support und ggf. Cloud-Hosting nach Roll-Out in den meisten Fällen sehr viel geringer aus als die Lizenz­kosten der Standardlösung.

Letztendlich muss bei den Kosten der Einzelfall betrachtet und beide Alternativen gegen­gerechnet werden. Dabei müssen neben vielen weiteren Faktoren vor allen Dingen folgende Größen miteinbezogen werden: Entwicklungs­kosten und -dauer, Anzahl der Nutzer, Anzahl der Admins sowie die potenzielle Laufzeit der Lösung.    

Bilanzierung

Eine Frage, die häufig weniger Betrachtung findet, ist die nach der Ergebnis­wirksamkeit bei Individual­software vs. Standard­software. Jedoch lohnt sich auch hier ein Blick, um die Vorurteile der beiden Typen zu relativieren.

Handelt es sich bei der Standard­software­nutzung um ein mietähnliches Vertrags­modell mit monatlichen Lizenz­kosten, so sind diese als Aufwendungen voll ergebnis­wirksam. Sie mindern also den Jahres­überschuss, was sich negativ auf das Jahres­ergebnis auswirkt, jedoch positiv für die Besteuerung sein kann.

Kosten, die mit Individual­software einhergehen sind meist im Anlage­vermögen aktivierungs­fähig, wenn die Software: a) durch das Unternehmen selbst oder b) mit einem Entwicklungs­partner über einen Dienst­vertrag entwickelt wurde. In beiden Fällen sind sämtliche Kosten dann nicht ergebnis­wirksam und erhöhen das Jahres­ergebnis.

Eigentums- und Nutzungs­rechte

Je nachdem, welche Verträge abgeschlossen wurden, hat man bei Standard­software lediglich einge­schränkte Eigentums- und Nutzungs­rechte. Nutzt ein Unternehmen die standardisierte Lösung nach Schema F, birgt dieser Sach­verhalt kaum Gefahren oder Risiken. Je stärker die Standard­software jedoch durch Customizing individualisiert wurde, um interne Geschäfts­prozesse abzubilden, desto heikler wird auch dieses Thema. Speziell wenn spezifische Geschäfts­prozesse Wettbewerbs­vorteile darstellen oder diese unterstützen. Denn dann besteht die Gefahr, dass der Standard­software-Anbieter die individualisierte Lösung kurzer­hand als neue Branchen­version unter seinem eigenen Namen vertreibt – direkt in die Hände der Konkurrenz.

Individual­software hingegen gehört komplett dem auftrag­gebenden Unternehmen, das demnach auch uneinge­schränkte Eigentums- und Nutzungsrechte an der Software hat. Möchte man also mit und durch die Softwarelösung Wettbewerbs­vorteile realisieren, lohnt es sich Individual­software in Betracht zu ziehen.

Abhängigkeiten

Ob es sich um Anpassungen, Weiter­entwicklungen, Release-Zyklen, Nutzungs­rechte oder Kosten­modelle handelt: Bei Standard­software ist man als Unternehmen teilweise, meist jedoch voll abhängig vom Software­hersteller. Wie sehr diese Abhängigkeiten ins Gewicht fallen, hängt wiederum davon ab, wie stark die Software in Abläufe und Prozesse eines Unternehmens involviert ist und diese mit­bestimmt. Eine der größten Gefahren ist dabei ein End-Of-Life – die Standard­software wird vom Hersteller nicht mehr weiter­entwickelt oder gar komplett eingestellt. Die Gründe dafür können unterschiedlicher Natur sein: der Hersteller möchte eine andere, neue Produkt­linie in den Markt drängen, das Produkt wurde von einem Wett­bewerber gekauft, die bisherige Lösung lässt sich nicht mehr ohne Weiteres weiter­entwickeln oder das Unternehmen ist insolvent.  

Bei Individual­software kommt es auf die Art und Weise der Entwicklung an, wie abhängig man als Kunde vom Software­hersteller ist. Zwar gehört, je nach geschlossenem Vertrag, der Quell­code dem Auftrag­geber, der diesen auch hausintern oder mit anderen Dienstleistern weiter­entwickeln könnte. Jedoch hängt das sehr stark von der Güte des Codes ab. Denn ist der Quell­code – vorsätzlich oder fahr­lässig – so kryptisch geschrieben, dass nur die Original­entwickler weiter damit arbeiten können, begibt man sich unwissentlich auch in eine Form von Abhängigkeit. Auch hier kann die Arbeit nach Clean Code Development Sicherheit bieten, da sie äußerst les­baren und nach­voll­ziehbaren Quell­code gewährleistet – auch für externe Entwickler.    

Individual­software vs. Standard­software – Handlungs­empfehlungen

Versuchen wir nun die Eingangs formulierte Frage zu beantworten: Wofür ist eher Individual­software und wofür eher Standard­software geeignet?

Grundsätzlich gilt: „Das Rad muss nicht ständig neu erfunden werden.“ Speziell branchen­übergreifende Standard­prozesse, wie Lohn­buch­haltung, CRM oder Waren­wirtschaft können gut mit Standard­software abgebildet werden, da sie branchen­unabhängig sehr ähnlich sind. Und wenn es doch komplexer und spezifischer werden soll, lohnt sich der Blick in das breite Angebot der Branchen­lösungen. Schließlich wurden diese Systeme nicht einfach so ins Blaue entwickelt, sondern adressieren branchen­spezifische Ziel­gruppen, Personas und Prozesse. Hat man eine Lösung gefunden, die alle oder zumindest einen großen Teil der Anforderungen abdeckt und deren Implementierungs- und Lizenz­kosten im Budget sind, muss nicht von Grund auf neu entwickelt werden. Dann spart Standard­software Zeit, Ressourcen und ist am Ende die wirtschaftlich sinnvollere und nach­haltigere Alternative.

Kosten und Zeit­ersparnisse rücken jedoch in den Hintergrund, sobald die Software den Kern der Geschäfts­tätigkeit abbildet und Wettbewerbs­vorteile unterstützt – oder diese gar ausmacht. Zu viele Prozess­anpassungen, Work­arounds sowie das Risiko Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu verspielen, können Standard­lösungen schnell ineffizient und sogar gefährlich machen. Über 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung individueller B2B-Software haben uns gezeigt, dass unsere Kunden dann zu Individual­software greifen, wenn es sich um äußerst komplexe Anwendungen handelt oder wenn sie dadurch erhebliche Wettbewerbs­vorteile heben konnten. Ein gutes Beispiel, das beide Punkte abdeckt, sind die Digital Services der LEWA GmbH – eine IIoT-Plattform mit Smart Monitoring Lösung und Kundenportal für Industrie­pumpen.

Autor
Moritz Obermüller
Corporate Development
Autor
Alexander Weber
Marketing Manager
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