Datenschutzhinweise für unsere Kunden

Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Rahmen der Leistungen von generic.de

Diese Datenschutzhinweise richten sich an unsere Kunden, unsere Ansprechpartner und Kontakte bei Kunden, an unsere Dienstleister und Ansprechpartner bei unseren Dienstleistern, sowie an andere geschäftliche Kontakte von generic.de.

Sie haben einen geschäftlichen Kontakt mit generic.de, da entweder Sie selbst oder Ihr Arbeitgeber Auftraggeber oder Interessent der generic.de software technologies AG („generic.de“) sind, oder weil Sie bspw. im Rahmen von Veranstaltungen, Angebotsvorstellungen oder auf andere Weise geschäftlichen Kontakt zu generic.de oder generic.de-Mitarbeiten hatten und wir auf diesem Wege Ihre Kontaktdaten von Ihnen erhalten haben.

Diese Datenschutzhinweise beschreiben, wie generic.de Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen in der individuellen Softwareentwicklung oder sonstigen Aufträgen verarbeitet. Darüber hinaus informieren wir Sie darüber, wie generic.de die personenbezogenen Kontaktdaten von Auftraggebern, Ansprechpartnern und sonstigen Geschäftskontakten zu Aufbau, Pflege und Aufrechterhaltung von geschäftlichen Kontakten verarbeitet.

„Personenbezogene Daten“ in diesem Dokument bezeichnet personenbezogene Daten im Sinner der Definition des Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Dies sind alle Informationen, die sich auf einen Menschen (eine natürliche Person) beziehen und mit denen dieser Mensch direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise sollen Ihnen verständlich, transparent und übersichtlich erläutern, wie Ihre Daten von uns verarbeitet werden. Sollten Sie dennoch Verständnisfragen oder sonstige Rückfragen zum Datenschutz bei generic.de haben, können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten wenden und diesen unter datenschutzbeauftragter@generic.de kontaktieren.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die:

generic.de software technologies AG
Moritz Obermüller
Zeppelinstr. 15
76185 Karlsruhe
Tel. +49 721 619 096 0

Datenschutzbeauftragter

generic.de hat einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt.

V-Formation GmbH
Stephanienstr. 18
76133 Karlsruhe

Kontakt

Sie können den Datenschutzbeauftragten der generic.de unter den folgenden Kontaktdaten erreichen:

E-Mail-Kontakt:
datenschutzbeauftragter@generic.de

Adresse für postalische Kontaktaufnahme:
generic.de software technologies AG
Datenschutzbeauftragter
Zeppelinstr. 15
76185 Karlsruhe

Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

generic.de verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung

generic.de verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (wie etwa der Angebotserstellung, der Durchführung interner vorvertraglicher Compliance-Prüfung oder der Vertragsanlage) sowie zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen einschließlich der administrativen Durchführung und Abrechnung des Auftrags. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In diesem Rahmen werden insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse verarbeitet.

generic.de nutzt für die Bearbeitung von Auftragsanfragen und Aufträgen IT-Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und verwaltet werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten bemisst sich nach der nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitung zum Zwecke der Dokumentation und Archivierung.

Wenn Sie generic.de nicht selbst als Person beauftragt haben, haben wir Ihre Kontaktdaten im Regelfall von Ihrem Arbeitgeber, unserem Auftraggeber, erhalten, der Sie als Ansprechpartner oder Kontakt im Unternehmen angegeben hat. Die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten erfolgt in diesem Fall auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung besteht. generic.de unterliegt aufgrund eines Vertrages mit seinem Auftraggeber einer Pflicht zur Erbringung der beauftragten Dienstleistung. Um diese Dienstleistung erbringen zu können, ist die Datenverarbeitung der Kontaktpersonen und Ansprechpartner bei dem Auftraggeber notwendig. Dies begründet ein berechtigtes Interesse von generic.de an der Verarbeitung dieser Daten. Gleiches gilt entsprechend im Rahmen der Angebotserstellung.

Wir weisen Sie darauf hin, dass gemäß der Allgemeinen Auftragsbedingungen von generic.de eine Mitwirkungsverpflichtung des Auftraggebers besteht, generic.de alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Unterlagen und Informationen zu übermitteln. Wenn und soweit die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt werden, ist die Bearbeitung Ihres Auftrags und die Erfüllung der vereinbarten Dienstleistungen durch generic.de nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Datenverarbeitung zum Zwecke der Kollaboration mit Kunden über digitale Anwendungen

generic.de bietet Ihnen die Möglichkeit an, über digitale Kollaborationstools und deren Sharing-Funktionen direkt mit generic.de-Mitarbeitern in Tools und Dokumenten zu kollaborieren und so u.a. mit mehreren Nutzern gleichzeitig in einem Dokument zu arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen für die Nutzung dieser Funktionalität freigeschaltet ist, kann ein generic.de-Mitarbeiter Sie für eine solche Kollaboration berechtigten und Sie per E-Mail als Visitor einladen. Nach Durchlaufen eines Bestätigungs- und Authentifizierungsprozesses werden Sie für den Zugang und die Kollaboration in einem oder mehreren Dokumenten freigeschaltet. Anschließend können Sie je nach den Dokumenteinstellungen direkt im Dokument kommentieren und Änderungsvorschläge machen.

Im Rahmen dieser Verarbeitung werden insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Ihr Vor- und Nachname und Ihre berufliche E-Mail-Adresse
  • die von Ihnen im Rahmen der Kollaboration eingefügten Kommentare und Anmerkungen
  • die Daten in der Dokumentenhistorie, mit denen angezeigt wird, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt Änderungen am Dokument vorgenommen hat.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, generic.de hat ein berechtigtes Interesse daran die Zusammenarbeit mit seinen Kunden auch im digitalen Bereich durch das Angebot von Sharing-Settings in Kollaborationstools zu verbessern.

Wir sind bei der Zusammenarbeit mehrerer Autoren an einem Dokument darauf angewiesen, die Entstehung eines Dokumentes und die dem Entstehungsprozess zu Grunde liegenden Entscheidungen dauerhaft nachzuvollziehen. Alle von uns zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archivierten Dokumente enthalten daher auch immer eine Änderungshistorie, die Zeitpunkt und Inhalt der Änderungen transparent erkennen lässt. Im Regelfall werden Eingaben von Autoren, die als Visitor auf das Dokument berechtigt waren, nach Ablauf der Berechtigung nicht mehr namentlich aufgeführt. Soweit im Einzelfall dennoch auch ein ehemals berechtigter Visitor z.B. in der Änderungshistorie namentlich erfasst sein sollte, erfolgt die Archivierung auch dieser Angabe über die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten hinaus im Hinblick auf diese Autorendaten ebenfalls, um unsere dargestellten berechtigten Interessen wahrzunehmen. Die Rechtsgrundlage ist somit Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die im Rahmen der Kollaboration in einem Dokument verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen insgesamt denselben Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, denen die bearbeiteten Dokumente selbst unterliegen. Dies bedeutet, dass bspw. die personenbezogenen Daten in der Dokumenthistorie, soweit diese nach Ablauf der Berechtigung überhaupt noch im Dokument enthalten sind, sowie der Inhalt der Kommentare einer Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren unterliegen.

Datenverarbeitung zum Zwecke des Einkaufs und der Inanspruchnahme von Dienstleistungen

Wenn Sie selbst oder Ihr Arbeitgeber Dienstleister von generic.de sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Ihre Kontaktdaten wie Name, Anschrift und Telefon- sowie E-Mail-Kontakt) zur Anbahnung, Abschluss und Durchführungen von Dienstleistungen, die generic.de von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bezieht. Die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages, soweit Sie persönlich ein Dienstleister von generic.de sind, oder auf der Grundlage eines berechtigten Interesses im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wenn Ihr Arbeitgeber Dienstleistungen für uns erbringt.

Datenverarbeitung zu Zwecken des Marketings und der Werbung

generic.de verwendet Ihre Kontaktdaten (insbesondere Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse) darüber hinaus, um Kundenfeedback einzuholen, oder Ihnen Informationen zu weiteren generic.de-Angeboten oder generic.de-Veranstaltungen zukommen zu lassen.

Diese Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von generic.de im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse, die Kunden von generic.de über weitere eigene Angebote und Veranstaltungen zu informieren, um eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Datenverarbeitung zum Zwecke der Pflege von Geschäftskontakten

Wenn generic.de Ihre Kontaktdaten im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung von generic.de oder anderen, im Rahmen eines geschäftlichen Termins (bspw. durch Austausch von Visitenkarten) oder im Rahmen eines Auftrags erhalten haben, nutzen wir Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) darüber hinaus zur Pflege unserer Geschäftskontakte, hierfür übertragen wir Ihre Kontaktdaten in das von uns genutzte CRM-System (Customer-Relationship-Management-System).

Diese Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage eines berechtigen Interesses von generic.de im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse von generic.de, im Rahmen des Geschäftsverkehrs entstandene Kontakte auch über den Erstkontakt hinaus zu pflegen und zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung zu nutzen und hierfür mit den Betroffenen in Kontakt zu bleiben.

Kategorien von Empfängern von Daten und Transfer in Drittländer

Im Rahmen der Erbringung der von Ihnen beauftragten Dienstleistung findet ein Datentransfer an Dritte statt, dies kann auch die Übermittlung von personenbezogenen Daten in das europäische und außereuropäische Ausland beinhalten und die Speicherung von Daten auch außerhalb der EU.

generic.de nutzt auch externe IT-Dienstleister:

  • Allgemeine IT-Dienstleister: generic.de nutzt externe Dienstleister, die allgemeine IT-Dienstleistungen oder IT-Systeme bereitstellen, die im Rahmen jeder Kundenbeziehung eingesetzt werden. Hierzu gehört bspw. der Betrieb des Systems zur internen und externen (E-Mail)-Kommunikation.
  • Fachspezifische und kundenspezifisch eingesetzte IT-Dienstleister: Darüber hinaus nutzt generic.de zum Teil externe Dienstleister, die fachspezifische Anwendungen für die Softwareentwicklung anbieten.

Soweit es sich bei den IT-Dienstleistern um ausländische Cloud-Dienste-Anbieter handelt, erfolgt die Datenspeicherung in den Rechenzentren des Dienstleisters innerhalb der EU.

Betroffenenrechte/Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht

Sie haben gegenüber generic.de folgende Rechte nach dem geltenden Datenschutzrecht hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft

Sie können jederzeit von generic.de Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei generic.de über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch generic.de ist für Sie kostenfrei.

Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

Recht auf Berichtigung

Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die bei generic.de gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, von generic.de jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von generic.de die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall muss generic.de die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus seinen IT-Systemen und Datenbanken entfernen.

Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit

  • die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
  • die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von generic.de zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, von generic.de die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn

  • Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten durch generic.de auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung durch generic.de einlegen.

Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO liegt bspw. vor, wenn Ihr Arbeitgeber Kunde bei generic.de ist und uns Ihre Daten als Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen übermittelt hat, oder wenn generic.de Ihre Kontaktdaten nutzt, um Ihnen Informationen über Angebote und Veranstaltungen von generic.de zuzusenden.

Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie gegenüber generic.de geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren an die folgenden Kontaktdaten richten:

Per E-Mail:

datenschutzbeauftragter@generic.de

Per Post:

generic.de software technologies AG
Datenschutzbeauftragter
Zeppelinstr. 15
76185 Karlsruhe

Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

Dauer der Datenspeicherung

generic.de wird Ihre personenbezogenen Daten solange speichern und verarbeiten, wie es für die Erfüllung der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungszwecken erforderlich ist. Soweit Ihre personenbezogenen Daten Gegenstand von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, wird generic.de diese Daten für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist speichern.

Die Aufbewahrungsfristen, denen generic.de unterliegt, sind unterschiedlich lang und betreffen meist einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren. Zu den wesentlichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, denen generic.de unterliegt, gehören u.a. die folgenden Fristen:

Betroffene Dokumentenart Aufbewahrungsdauer
Buchungsbelege 10 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 6 Jahre
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen 6 Jahre


Soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist maßgeblich jeweils die längste Aufbewahrungsfrist. In Einzelfällen kann sich die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist darüber hinaus verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.